Jak zgłosić potrzebę korekty faktury?
Cel Artykułu: Ten artykuł wyjaśnia, w jakich sytuacjach wymagana jest korekta faktury oraz pokazuje krok po kroku, jak zgłosić potrzebę korekty faktury w Panelu Klienta IQhost.
Kiedy potrzebna jest korekta faktury?
Korekta faktury może być konieczna w różnych sytuacjach:
-
Błędne dane nabywcy, takie jak:
- Nieprawidłowa nazwa firmy
- Błędny numer NIP
- Niepoprawny adres siedziby
-
Błędy w pozycjach faktury:
- Nieprawidłowa nazwa usługi
- Błędna stawka VAT
- Niewłaściwa ilość lub cena jednostkowa
-
Zmiany w statusie płatności:
- Faktura została oznaczona jako opłacona, mimo że płatność nie została zrealizowana
- Płatność została zrealizowana, ale faktura nadal ma status "nieopłacona"
- Inne błędy formalne:
- Błędy w danych sprzedawcy
- Nieprawidłowy numer faktury
- Błędna data wystawienia lub sprzedaży
Ważne: Zgodnie z przepisami, korekta faktury powinna być wystawiona tak szybko, jak to możliwe po wykryciu błędu. W przypadku NIP lub innych istotnych danych identyfikacyjnych, korekta jest konieczna dla zachowania zgodności z przepisami księgowymi i podatkowymi.
Terminy zgłaszania korekt
Korekty faktur podlegają pewnym ograniczeniom czasowym, które warto mieć na uwadze:
-
Korekta danych nabywcy (np. NIP) - należy zgłosić jak najszybciej, najlepiej:
- Dla podatników VAT: przed złożeniem deklaracji VAT za miesiąc, w którym wystawiono fakturę
- Generalnie: w ciągu 3 miesięcy od wystawienia faktury
- Korekta błędów merytorycznych (np. ceny, ilości):
- Najlepiej w ciągu 30 dni od wystawienia faktury
- Maksymalnie w ciągu 5 lat od końca roku, w którym faktura została wystawiona
Wskazówka: Im szybciej zgłosisz potrzebę korekty, tym szybciej otrzymasz poprawny dokument, co ułatwi prawidłowe rozliczenie księgowe i podatkowe.
Jak zgłosić potrzebę korekty faktury w IQhost?
Metoda 1: Przez System Ticketów w Panelu Klienta
-
Zaloguj się do Panelu Klienta pod adresem:
https://panel.iqgroup.pl -
Przejdź do sekcji wsparcia technicznego:
- Znajdź i kliknij zakładkę Pomoc techniczna lub Support w głównym menu
- Wybierz opcję Nowe zgłoszenie lub podobną
-
Utwórz nowe zgłoszenie:
- Wybierz dział Księgowość lub Faktury i płatności
- Nadaj tematowi tytuł: "Prośba o korektę faktury nr [NUMER FAKTURY]"
- W treści zgłoszenia podaj następujące informacje:
- Numer faktury, której dotyczy korekta
- Data wystawienia faktury
- Dokładny opis błędu lub nieścisłości
- Poprawne dane, które powinny znaleźć się na fakturze
- Jeśli to możliwe, załącz skan lub zdjęcie dokumentów potwierdzających poprawne dane (np. wydruk z CEIDG lub KRS)
-
Wyślij zgłoszenie klikając odpowiedni przycisk
- Śledź status zgłoszenia:
- Wszystkie odpowiedzi i aktualizacje będą widoczne w historii zgłoszenia
- Możesz dodawać komentarze i odpowiadać na pytania działu księgowości
Wskazówka: Zachowaj numer zgłoszenia (ticket ID) - może być przydatny w dalszej komunikacji dotyczącej korekty.
Metoda 2: Przez E-mail
-
Wyślij e-mail na adres
księgowość@iqhost.pllub ogólny adres obsługi klientabok@iqhost.pl -
W temacie e-maila napisz: "Prośba o korektę faktury nr [NUMER FAKTURY]"
-
W treści e-maila podaj:
- Numer faktury, której dotyczy korekta
- Data wystawienia faktury
- Dokładny opis błędu lub nieścisłości
- Poprawne dane, które powinny znaleźć się na fakturze
- Numer klienta lub login do Panelu Klienta (ułatwi identyfikację)
- Załącz dokumenty potwierdzające poprawne dane (opcjonalnie)
Uwaga: Metoda e-mailowa może być nieco wolniejsza niż zgłoszenie przez Panel Klienta, ale jest równie skuteczna.
Jakich informacji należy dostarczyć?
Aby proces korekty przebiegł sprawnie, przygotuj następujące informacje:
Dla korekty danych nabywcy:
- Aktualny i poprawny NIP
- Pełna i poprawna nazwa firmy (zgodna z CEIDG lub KRS)
- Kompletny i aktualny adres siedziby
- W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą: imię i nazwisko zgodne z CEIDG
Dla korekty pozycji na fakturze:
- Numer pozycji, której dotyczy korekta
- Błędne dane, które są obecnie na fakturze
- Prawidłowe dane, które powinny znaleźć się na fakturze
- Uzasadnienie korekty (opcjonalnie)
Dokumenty pomocnicze (opcjonalnie, ale zalecane):
- Wydruk z CEIDG lub KRS potwierdzający aktualne dane firmy
- Dokumenty potwierdzające zamówienie usługi (np. e-mail z potwierdzeniem)
Uwaga: Im dokładniejsze informacje podasz, tym szybciej faktura zostanie skorygowana.
Jak przebiega proces korekty?
Po zgłoszeniu potrzeby korekty faktury, proces przebiega następująco:
-
Weryfikacja zgłoszenia (1-2 dni robocze)
- Dział księgowości IQhost weryfikuje zgłoszenie i podane dane
- W razie potrzeby może poprosić o dodatkowe informacje lub dokumenty
-
Wystawienie faktury korygującej (1-3 dni robocze po weryfikacji)
- Na podstawie dostarczonych informacji zostaje wystawiona faktura korygująca
- Faktura korygująca zawiera odniesienie do faktury pierwotnej oraz wyszczególnione korekty
-
Dostarczenie faktury korygującej
- Faktura korygująca zostaje udostępniona w Panelu Klienta
- Dodatkowo, kopia faktury jest wysyłana na adres e-mail przypisany do konta
- Potwierdzenie korekty
- Zgłoszenie zostaje zamknięte z informacją o wykonanej korekcie
- W niektórych przypadkach (np. znacząca zmiana kwot) może być wymagane potwierdzenie otrzymania korekty
Informacja: Cały proces trwa zwykle 2-5 dni roboczych, w zależności od złożoności korekty i aktualnego obciążenia działu księgowości.
Faktura korygująca vs. Nota korygująca
Warto wiedzieć, że istnieją dwa rodzaje dokumentów korygujących:
1. Faktura korygująca
- Wystawiana przez sprzedawcę (IQhost)
- Dotyczy zmian w wartościach sprzedaży, danych sprzedawcy lub istotnych danych nabywcy (np. NIP)
- Zawiera odniesienie do faktury pierwotnej i wyszczególnia elementy korygowane
- Ma format podobny do standardowej faktury
2. Nota korygująca
- Wystawiana przez nabywcę (klienta)
- Dotyczy wyłącznie pomyłek formalnych (np. literówki w nazwie, błędy w adresie niewpływające na identyfikację)
- Nie może korygować wartości sprzedaży, stawek VAT ani NIP-u
- Wymaga akceptacji wystawcy faktury pierwotnej
Istotne: W IQhost większość korekt wystawianych jest w formie faktury korygującej, co upraszcza proces dla klienta. Nie ma potrzeby wystawiania not korygujących.
Najczęstsze problemy i ich rozwiązania
Problem: Minęło ponad 5 dni, a nie otrzymałem faktury korygującej
Rozwiązanie:
- Sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce e-mail
- Sprawdź sekcję faktur w Panelu Klienta
- Odpowiedz na zgłoszenie (ticket) z pytaniem o status korekty
- Jeśli ticket został zamknięty, utwórz nowe zgłoszenie z odniesieniem do poprzedniego
Problem: Wystawiona korekta nadal zawiera błędy
Rozwiązanie:
- Natychmiast zgłoś problem, odpowiadając na ticket związany z korektą
- Dokładnie opisz, które dane są nadal nieprawidłowe
- Podaj ponownie prawidłowe informacje
Problem: Potrzebuję korekty pilnie (np. do rozliczenia miesięcznego VAT)
Rozwiązanie:
- W tytule zgłoszenia dodaj informację "PILNE" lub "URGENT"
- W treści wyjaśnij powód pilności (np. zbliżający się termin rozliczeń podatkowych)
- Rozważ kontakt telefoniczny z obsługą klienta po wysłaniu zgłoszenia
Korekty a zwroty i reklamacje
Ważne jest rozróżnienie między korektą faktury a procedurą zwrotów i reklamacji:
Korekta faktury
- Dotyczy błędów formalnych lub merytorycznych w dokumencie
- Nie wpływa na status usługi (usługa nadal jest aktywna)
- Procedura opisana w tym artykule
Zwrot/reklamacja
- Dotyczy rezygnacji z usługi, reklamacji lub zwrotu
- Zmienia status usługi (usługa może zostać anulowana)
- Wymaga osobnej procedury opisanej w regulaminie usług IQhost
- Zazwyczaj wiąże się z fakturą korygującą, ale sama procedura jest inna
Ważne: Jeśli chcesz złożyć reklamację lub zrezygnować z usługi, zapoznaj się z procedurą reklamacyjną IQhost.
Często zadawane pytania
Czy korekta faktury jest płatna?
Nie, IQhost nie pobiera opłat za wystawienie faktury korygującej, gdy błąd wynika z pomyłki po stronie IQhost lub uzasadnionej zmiany danych klienta.
Jak długo muszę czekać na wystawienie korekty?
Standardowy czas oczekiwania to 2-5 dni roboczych. W przypadkach pilnych, prosimy o zaznaczenie tego faktu w zgłoszeniu.
Czy mogę anulować fakturę zamiast ją korygować?
Anulowanie faktury jest możliwe tylko w wyjątkowych przypadkach i tylko wtedy, gdy faktura nie została jeszcze zarejestrowana w systemie księgowym. W większości przypadków właściwym rozwiązaniem jest korekta.
Czy muszę zwracać oryginał błędnej faktury?
Nie, w przypadku faktur elektronicznych nie jest to wymagane. Wszystkie faktury i faktury korygujące są dostępne w Panelu Klienta.
Powiązane Artykuły:
Czy ten artykuł był pomocny?
Twoja strona WordPress działa wolno?
Sprawdź nasz hosting WordPress z ultraszybkimi dyskami NVMe i konfiguracją serwera zoptymalizowaną pod kątem wydajności. Doświadcz różnicy już dziś!
Sprawdź ofertę hostingu