Przenoszenie poczty email to jeden z największych strachów przy zmianie hostingu. „Stracę maile?", „Klienci nie dostaną wiadomości?", „Będzie przerwa w działaniu poczty?" — te pytania pojawiają się za każdym razem. Dobra wiadomość: przy prawidłowym podejściu przeniesienie poczty jest bezpieczne, nie powoduje utraty wiadomości i może odbyć się bez zauważalnej przerwy w działaniu.

W tym poradniku pokażemy krok po kroku cztery sprawdzone metody migracji poczty email. Niezależnie od tego, czy przenosisz jedną skrzynkę, czy kilkadziesiąt firmowych kont — znajdziesz tu odpowiednią metodę.

Zanim zaczniesz — co musisz wiedzieć

Żadna wiadomość nie zginie

Przenoszenie poczty to kopiowanie, nie przenoszenie w sensie fizycznym. Wiadomości na starym serwerze pozostają nienaruszone do momentu, gdy sam zdecydujesz się je usunąć. Dopóki nie wyłączysz starego hostingu, masz pełny dostęp do obu kopii.

Protokół IMAP to Twój przyjaciel

Wszystkie metody migracji opierają się na protokole IMAP (Internet Message Access Protocol). IMAP synchronizuje wiadomości między serwerem a klientem pocztowym, zachowując strukturę folderów, statusy przeczytania i flagi. Dzięki temu migracja jest wierna — przenosisz dokładnie to, co masz na starym serwerze.

Co możesz przenieść?

Przenosi się Nie przenosi się automatycznie
Wszystkie wiadomości email Reguły filtrowania poczty
Struktura folderów (Odebrane, Wysłane, Szkice, własne) Kontakty i kalendarze
Statusy przeczytania i flagi Ustawienia autorespondera
Załączniki Przekierowania email

Reguły filtrowania, kontakty i ustawienia autorespondera trzeba odtworzyć ręcznie na nowym serwerze, ale to szybka operacja — zwykle kilka minut.

Dane, które musisz przygotować

Zanim zaczniesz migrację, zbierz dane logowania do starego serwera pocztowego:

  • Adres serwera IMAP — np. mail.staryhosting.pl lub imap.staryhosting.pl
  • Port IMAP — najczęściej 993 (z SSL) lub 143 (bez SSL)
  • Login — pełny adres email (np. jan@mojafirma.pl)
  • Hasło — hasło do konta email (nie do panelu hostingowego)

Te dane znajdziesz w panelu starego hostingu (sekcja „Poczta" lub „Email") albo w ustawieniach programu pocztowego, którego używasz.

Na nowym hostingu musisz mieć już utworzone konto email z tym samym adresem. W IQHost robisz to przez panel DirectAdmin w sekcji „Konta E-mail".

4 metody przenoszenia poczty — którą wybrać?

Metoda Dla kogo Trudność Szybkość Wymaga SSH
IMAP Sync w panelu DirectAdmin Każdy Niska Szybka Nie
Program pocztowy (Thunderbird) Użytkownicy Thunderbirda Niska Średnia Nie
imapsync przez SSH Zaawansowani Wysoka Najszybsza Tak
Wgrywanie plików przez IMAP/FTP Gdy IMAP źródłowy niedostępny Średnia Zależy od rozmiaru Nie

Nasza rekomendacja: Jeśli przenosisz się do IQHost, użyj Metody 1 (IMAP Sync w panelu). Jest najłatwiejsza i nie wymaga żadnej wiedzy technicznej.

Metoda 1: IMAP Sync w panelu DirectAdmin (najłatwiejsza)

Jeśli Twój nowy hosting używa panelu DirectAdmin (jak IQHost), masz do dyspozycji wbudowane narzędzie IMAP Sync. Cały proces odbywa się przez przeglądarkę — bez instalowania czegokolwiek.

Krok 1: Zaloguj się do DirectAdmin

Zaloguj się do panelu DirectAdmin na nowym hostingu. W IQHost najłatwiej to zrobić przez Panel Klienta: Usługi → Moje usługi → wybierz pakiet → „Zaloguj do DirectAdmin".

Krok 2: Otwórz narzędzie IMAP Sync

W menu bocznym DirectAdmin znajdź sekcję IMAP Sync (lub „Migracja poczty"). Kliknij, aby otworzyć narzędzie.

Krok 3: Dodaj nową migrację

Kliknij + Nowa migracja i wypełnij formularz:

Serwer źródłowy (stary hosting):

  • Serwer IMAP: adres serwera pocztowego starego hostingu
  • Port: 993 (z SSL/TLS zaznaczonym) lub 143
  • Login: pełny adres email na starym serwerze
  • Hasło: hasło do konta email

Konto docelowe (nowy hosting):

  • Wybierz z listy adres email, na który chcesz przenieść wiadomości

Krok 4: Uruchom synchronizację

Kliknij Rozpocznij migrację. Narzędzie połączy się ze starym serwerem i zacznie kopiować wiadomości. Postęp możesz śledzić w panelu.

Czas trwania zależy od rozmiaru skrzynki:

  • Do 1 GB — kilka minut
  • 1-5 GB — 15-60 minut
  • Powyżej 5 GB — kilka godzin

Krok 5: Sprawdź wyniki

Po zakończeniu synchronizacji otwórz webmail (np. https://poczta.iqhost.pl) i sprawdź, czy wszystkie foldery i wiadomości zostały poprawnie przeniesione.

Powtórz dla każdego konta. Jeśli masz kilka skrzynek email, wykonaj procedurę dla każdej z osobna.

Szczegółowa instrukcja z zrzutami ekranu: https://iqhost.pl/baza-wiedzy/poczta-email/migracja-poczty-imap-sync-panel

Metoda 2: Program pocztowy jako pośrednik (Thunderbird)

Ta metoda wykorzystuje program pocztowy jako „most" między starym a nowym serwerem. Thunderbird jest darmowy i działa na Windows, macOS i Linux.

Krok 1: Skonfiguruj oba konta w Thunderbird

Dodaj w Thunderbird dwa konta IMAP:

  • Konto 1 — stary serwer (z danymi starego hostingu)
  • Konto 2 — nowy serwer (z danymi nowego hostingu)

Przy dodawaniu konta Thunderbird zwykle automatycznie wykrywa ustawienia. Jeśli nie, wprowadź ręcznie dane IMAP i SMTP.

Krok 2: Poczekaj na pełną synchronizację

Thunderbird musi pobrać listę wszystkich wiadomości z obu kont. Przy dużych skrzynkach może to potrwać kilkanaście minut. Upewnij się, że widzisz wszystkie foldery i wiadomości na starym koncie.

Krok 3: Zaznacz i skopiuj wiadomości

Dla każdego folderu na starym koncie:

  1. Otwórz folder (np. „Odebrane")
  2. Zaznacz wszystkie wiadomości (Ctrl+A)
  3. Kliknij prawym przyciskiem → Kopiuj do → wybierz odpowiadający folder na nowym koncie
  4. Poczekaj na zakończenie kopiowania

Powtórz dla folderów: Wysłane, Szkice, Kosz i wszystkich folderów własnych.

Krok 4: Sprawdź nowe konto

Otwórz webmail na nowym serwerze i zweryfikuj, że wszystkie wiadomości i foldery się przeniosły.

Zalety tej metody:

  • Pełna kontrola — widzisz co kopiujesz
  • Możliwość selektywnego przenoszenia (np. tylko wiadomości z ostatniego roku)
  • Nie wymaga dostępu SSH

Wady:

  • Wolniejsza przy dużych skrzynkach (przechodzi przez Twój komputer)
  • Wymaga instalacji programu

Metoda 3: imapsync przez SSH (dla zaawansowanych)

imapsync to potężne narzędzie wiersza poleceń, które kopiuje wiadomości bezpośrednio z serwera na serwer — bez pośrednictwa Twojego komputera. Jest najszybsze i najbardziej niezawodne, ale wymaga dostępu SSH.

W IQHost dostęp SSH jest dostępny w pakietach HS25 i wyższych. Logowanie tylko przez klucze SSH (bez hasła).

Krok 1: Połącz się przez SSH

ssh uzytkownik@twojadomena.pl

Krok 2: Uruchom imapsync

imapsync jest zainstalowany na serwerach IQHost. Podstawowa komenda:

imapsync \
  --host1 mail.staryhosting.pl \
  --port1 993 --ssl1 \
  --user1 jan@mojafirma.pl \
  --password1 'haslo_stare' \
  --host2 localhost \
  --port2 993 --ssl2 \
  --user2 jan@mojafirma.pl \
  --password2 'haslo_nowe'

Parametry:

  • --host1 / --host2 — serwer źródłowy / docelowy
  • --port1 / --port2 — port IMAP (993 z SSL)
  • --ssl1 / --ssl2 — włącz szyfrowanie SSL
  • --user1 / --user2 — login (pełny adres email)
  • --password1 / --password2 — hasła do kont

Krok 3: Monitoruj postęp

imapsync wyświetla szczegółowy log — liczbę skopiowanych wiadomości, rozmiar, ewentualne błędy. Po zakończeniu podsumowuje całą operację.

Przydatne opcje

Tylko wybrany folder:

imapsync [...] --folder "INBOX.Klienci"

Wiadomości z ostatnich 30 dni:

imapsync [...] --maxage 30

Wykluczenie folderu Kosz:

imapsync [...] --exclude "Trash|Kosz"

Próba bez kopiowania (dry run):

imapsync [...] --dry

Szczegółowa instrukcja z wszystkimi opcjami: https://iqhost.pl/baza-wiedzy/poczta-email/przenoszenie-poczty-za-pomoca-imapsync

Metoda 4: Wgrywanie wiadomości przez IMAP lub FTP

Ta metoda przydaje się, gdy stary serwer IMAP jest już wyłączony, ale masz kopię wiadomości w postaci plików (np. z backupu, eksportu z programu pocztowego lub bezpośrednio z systemu plików starego serwera).

Wariant A: Wgrywanie przez klienta IMAP

Jeśli masz wiadomości w formacie .eml:

  1. Skonfiguruj konto na nowym serwerze w Thunderbird
  2. Zainstaluj dodatek ImportExportTools NG
  3. Kliknij prawym na folder docelowy → Import → Pliki .eml
  4. Wskaż folder z plikami .eml

Wariant B: Wgrywanie przez FTP/SFTP

Jeśli masz dostęp do plików Maildir ze starego serwera:

  1. Połącz się z nowym serwerem przez FTP/SFTP
  2. Skopiuj pliki wiadomości do odpowiednich folderów Maildir konta na nowym serwerze
  3. Upewnij się, że uprawnienia plików są poprawne

Ta metoda jest bardziej techniczna — szczegółowa instrukcja: https://iqhost.pl/baza-wiedzy/poczta-email/wgrywanie-wiadomosci-imap-ftp

Przenoszenie kontaktów i kalendarzy

Kontakty i kalendarze nie są częścią protokołu IMAP i nie przenoszą się automatycznie z pocztą. Trzeba je wyeksportować i zaimportować osobno.

Kontakty

Eksport ze starego serwera:

  • Webmail (Roundcube, Horde): Kontakty → Eksport → plik .vcf (vCard) lub .csv
  • Outlook: Plik → Otwórz i eksportuj → Eksportuj do pliku → CSV
  • Thunderbird: Książka adresowa → Eksportuj → vCard (.vcf)

Import na nowym serwerze:

  • Webmail IQHost (Roundcube): Kontakty → Import → wybierz plik .vcf
  • Outlook / Thunderbird: analogicznie przez Import

Kalendarze

Eksport:

  • Webmail: Kalendarz → Eksport → plik .ics (iCalendar)
  • Google Calendar: Ustawienia → Importuj i eksportuj → Eksportuj

Import:

  • Webmail IQHost: Kalendarz → Import → wybierz plik .ics

Kiedy przełączyć DNS (rekordy MX)?

To kluczowy moment migracji. Rekordy MX mówią światu, na który serwer ma trafiać poczta adresowana do Twojej domeny.

Strategia bezpiecznego przełączenia

  1. Najpierw przenieś wszystkie wiadomości jedną z metod opisanych wyżej
  2. Skonfiguruj konta email na nowym serwerze — utwórz wszystkie adresy, ustaw hasła
  3. Przekonfiguruj programy pocztowe na nowe dane serwera (możesz to zrobić wcześniej — dopóki MX wskazuje stary serwer, nowe konto po prostu nie będzie otrzymywać wiadomości)
  4. Zmień rekordy MX w DNS — od tego momentu nowa poczta zacznie trafiać na nowy serwer
  5. Poczekaj na propagację DNS — trwa od kilku minut do 24 godzin (najczęściej 1-4 godziny)
  6. Uruchom ponowną synchronizację — po zmianie DNS uruchom jeszcze raz imapsync lub IMAP Sync, żeby przenieść wiadomości, które mogły trafić na stary serwer w czasie propagacji

Ważne: Ustaw niski TTL przed zmianą

Jeśli masz dostęp do ustawień DNS, zmniejsz TTL (Time To Live) rekordu MX na 300 sekund (5 minut) co najmniej 24 godziny przed planowaną zmianą. Dzięki temu po zmianie MX nowe ustawienia rozpropagują się szybciej.

Przykładowe rekordy MX dla IQHost

Po przeniesieniu domeny lub zmianie nameserwerów na ns1.iqhs.eu i ns2.iqhs.eu, rekordy MX konfigurują się automatycznie. Jeśli używasz zewnętrznego DNS (np. Cloudflare), ustaw:

MX  @  mail.twojadomena.pl  10

oraz rekord A dla mail.twojadomena.pl wskazujący na IP serwera IQHost.

Przenoszenie wielu skrzynek firmowych — plan działania

Przy migracji firmowej z kilkunastoma lub kilkudziesięcioma skrzynkami warto podejść do sprawy metodycznie:

Przed migracją (dzień -7)

  1. Sporządź listę wszystkich kont email (adres, przybliżony rozmiar skrzynki)
  2. Zbierz dane dostępowe do starego serwera IMAP
  3. Utwórz wszystkie konta na nowym serwerze
  4. Zmniejsz TTL rekordów MX na 300 sekund
  5. Poinformuj pracowników o planowanej migracji

Dzień migracji

  1. Uruchom synchronizację IMAP dla wszystkich kont (IMAP Sync w panelu lub imapsync masowo)
  2. Po zakończeniu synchronizacji — zmień rekordy MX
  3. Poczekaj 2-4 godziny na propagację
  4. Uruchom ponowną synchronizację (złapie wiadomości z okresu propagacji)
  5. Zaktualizuj ustawienia w programach pocztowych pracowników

Po migracji (dzień +1 do +7)

  1. Monitoruj czy poczta dociera na nowy serwer
  2. Sprawdź czy wysyłanie działa poprawnie
  3. Upewnij się, że rekordy SPF, DKIM i DMARC są poprawnie skonfigurowane
  4. Przez tydzień trzymaj dostęp do starego serwera (na wszelki wypadek)

Typowe problemy i rozwiązania

„Nie mogę się połączyć ze starym serwerem IMAP"

Możliwe przyczyny:

  • Zły adres serwera — sprawdź dokumentację starego hostingu
  • Port zablokowany — spróbuj portu 143 zamiast 993 (lub odwrotnie)
  • Konto zablokowane — skontaktuj się ze starym hostingiem
  • Stary hosting wyłączony — użyj Metody 4 (wgrywanie plików)

„Brakuje niektórych folderów po migracji"

Różne serwery IMAP mogą używać różnych separatorów folderów (. vs /) lub prefiksów (np. INBOX.). imapsync radzi sobie z tym automatycznie w większości przypadków. Jeśli brakuje folderu, sprawdź czy nie ma go pod zmienioną nazwą.

„Wiadomości pojawiają się jako nieprzeczytane"

Niektóre metody migracji mogą nie zachować flag przeczytania. imapsync i IMAP Sync w DirectAdmin zachowują flagi domyślnie. Jeśli korzystałeś z innej metody, oznaczenie wszystkich jako przeczytane to kilka kliknięć w webmailu.

„Poczta nie dociera po zmianie MX"

  • Sprawdź czy rekordy MX są poprawne: dig MX twojadomena.pl
  • Propagacja DNS trwa do 24 godzin — poczekaj
  • Sprawdź czy konto email istnieje na nowym serwerze
  • Sprawdź folder spam na nowym serwerze

„Wysyłanie z nowego serwera trafia do spamu u odbiorców"

Skonfiguruj prawidłowo rekordy DNS odpowiedzialne za uwierzytelnianie poczty:

  • SPF — określa, które serwery mogą wysyłać pocztę z Twojej domeny
  • DKIM — podpis cyfrowy wiadomości
  • DMARC — polityka obsługi nieuwierzytelnionych wiadomości

W IQHost rekordy SPF i DKIM konfigurują się automatycznie po dodaniu domeny. Instrukcja weryfikacji: https://iqhost.pl/baza-wiedzy/poczta-email/konfiguracja-rekordow-spf-dkim-dmarc

A może po prostu zlecić migrację?

Jeśli przenoszenie poczty wydaje się skomplikowane — nie musisz tego robić samodzielnie. IQHost oferuje bezpłatną migrację, która obejmuje przeniesienie:

  • Wszystkich skrzynek email z pełną zawartością
  • Plików strony internetowej
  • Baz danych
  • Domeny (transfer)

Wystarczy wypełnić formularz migracyjny i podać dane dostępowe do starego hostingu. Nasz zespół zajmie się całą resztą, a Ty tylko sprawdzisz czy wszystko działa.

Formularz migracji: https://panel.iqgroup.pl/modules/addons/iq_migration_form/clientarea.php

Więcej o bezpłatnej migracji: https://iqhost.pl/migracja

Dane serwerów pocztowych IQHost

Przy konfiguracji programów pocztowych po migracji przyda Ci się ta ściągawka:

Protokół Serwer Port Szyfrowanie
IMAP (odbiór) Twoja domena techniczna (hostXXXXX.iqhs.pl) 993 SSL/TLS
POP3 (odbiór) Twoja domena techniczna (hostXXXXX.iqhs.pl) 995 SSL/TLS
SMTP (wysyłanie) Twoja domena techniczna (hostXXXXX.iqhs.pl) 465 SSL/TLS
Webmail https://poczta.iqhost.pl — HTTPS

Domenę techniczną (hostXXXXX.iqhs.pl) znajdziesz w Panelu Klienta w szczegółach pakietu hostingowego.

Pełna instrukcja konfiguracji: https://iqhost.pl/baza-wiedzy/poczta-email/konfiguracja-konta-email

Dane serwerów: https://iqhost.pl/baza-wiedzy/poczta-email/dane-serwerow-pocztowych

Podsumowanie

Przenoszenie poczty email nie musi być stresujące. Kluczowe zasady:

  1. Wybierz odpowiednią metodę — dla większości osób wystarczy IMAP Sync w panelu DirectAdmin
  2. Nigdy nie usuwaj starego konta przed weryfikacją — upewnij się, że wszystko się przeniosło
  3. Pamiętaj o rekordach MX — bez ich zmiany nowa poczta będzie dalej trafiać na stary serwer
  4. Skonfiguruj SPF/DKIM/DMARC — żeby Twoje wiadomości nie trafiały do spamu
  5. Nie panikuj — cały proces jest odwracalny, dopóki masz dostęp do starego serwera

A jeśli wolisz nie zajmować się tym samodzielnie — IQHost oferuje bezpłatną migrację. Przenosimy pocztę, stronę i domenę za Ciebie.

Sprawdź pakiety hostingowe IQHost: https://iqhost.pl/hosting

Wypełnij formularz bezpłatnej migracji: https://iqhost.pl/migracja

Kategorie i tagi

blog

Czy ten artykuł był pomocny?

Wróć do listy wpisów

Twoja strona WordPress działa wolno?

Sprawdź nasz hosting WordPress z ultraszybkimi dyskami NVMe i konfiguracją serwera zoptymalizowaną pod kątem wydajności. Doświadcz różnicy już dziś!

Sprawdź ofertę hostingu
30-dniowa gwarancja zwrotu pieniędzy